segunda-feira, junho 13, 2011

Dicas para a prova PMI - Aquisições









Aquisições
* Aquisição de bens ou serviços, incluindo compras e terceirização.
* Representa uma relação legal fora do ambiente organizacional.
* Geralmente não é responsabilidade do GP
* Causa problemas se não tiver integração (Sem insumos não tem processo)
* Em alguns ambientes (?) regulamentos causam problemas.

 
Procurement (aquisição) Planning
Make , Make or buy decision 
Solicitation Planning
Issue RFP
Solicitation
Receive proposals
Source Selection
Award Contract
Contract Administration 
Complete Substantial amount of work 
Contract Close-Out 
Formally close contract 

 
- Planejar compras e aquisições
    Analise fazer ou comprar -> Plano de aquisições (O que ... , quando ... vou comprar ?)

 
    Estratégias:
    - Selecionar fornecedores preferenciais e deles adquirir o maior número possível de itens.
    - Proceder aquisições com base nos menores custos, criando cotas máximas de participação. à para itens críticos no projeto
    - Adquirir localmente o maior nº de itens possível.
    - Empregar sistema quase-aleatório de seleção de fornecedores. à amplo para participação, mas com critérios para seleção.

 
    - Seleção de fornecedores, pré-qualificação
    - identificação do tipo de contrato. -> o mais benéfico para o projeto.
    - convite / conferencia / anúncio
    - recebimento de propostas
    - avaliação de risco do contrato.
    - Negociação (as vezes o dep. De compra faz)
    - "Adjudicação", celebração do contrato.
    - Protestos

 
    Terceirização – Outsourcing: Para reduzir tantos custos fixos como recorrentes, para permitir que a organização cliente foque no seu negócio central, para ter acesso a habilidades e tecnologias, proporcionar flexibilidade, aumentar a contabilidade.

 
- Planejar contratações
    Saída: Critério de avaliação (Quem vai ganhar)
     Declaração de trabalho (SOW) Descrição do ambiente de trabalho, como se trabalha, horário, roupas. Não é obrigatório, deve fornecer aos proponentes um melhor entendimento das expectativas do comprador.
     Deve ter detalhamento o tão seja necessário. Nem mais , nem menos.
   
* Planejamento da solicitação envolve preparar vários documentos.

 
RFQ – Request for quotation/bid - + usado para commodities(preço – produto bem definido)
RFP – Request for proposal – Competência. (solução – solução pode ser atendida de várias formas)
SOW – Declaração de trabalho

 
- Solicitar propostas de fornecedores
    Obtenção de propostas de fornecedores prospectivos.
Uma Conferência de fornecedores pode ajudar a clarificar as expectativas do comprador.
Ferramentas: reuniões com licitantes, anúncios, desenvolver lista de fornecedores qualificados.
Saída: Lista de fornecedores, Propostas.

 
Estimativas independentes – estimativas obtidas sem a influência externa da área de compras para comparar com a resposta aos fornecedores para avaliar as distorções.

 
- Selecionar fornecedores
    Fornecedores selecionados, contrato, plano de gerenciamento de contratos, disponibilidade de recursos, plano de aquisições, mudanças solicitadas.
    Seleção de fornecedores envolve: Avaliação das propostas, negociação do contrato (Protocol / Probing / Bargainning / Closure / Agreement / Deadline / Missing man / Fait acomplit)
    Escolha da melhor (WIN-WIN ou balancear custos + parceria)

 
Tipos de contrato (EUA)

 
- Preço fixo (fixed price ou lump sum) Envolve um preço fixo total para um produto ou serviço bem definido. Risco Vendedor +++, comprador ---
- Entrega indefinida: condições fixas, quantidades e datas variáveis)
- Indenização de horas trabalhadas : (unit price contract) Não se pode determinar o esforço necessário. Requer que o comprador pague ao vendedor uma quantia pré-determinada por unidade de serviço.
- Acordo prévio: Define normas básicas quando diversos contratos serão celebrados com o mesmo fornecedor
- indenização de custos: (Cost reimbursable) Envolve pagamento por custos diretos e indiretos (Parcial / integral, como ou sem incentivo)

 
– Cost plus incentive fee: (CPIF) O comprador paga ao vendedor pelos custos permitidos mais uma taxa predeterminada e um bônus de incentivo.
- Cost plus fixed fee (CPFF) : O comprador paga ao vendedor pelos custos permitidos mais uma taxa fixa geralmente baseado em um percentual dos custos estimados.
- Cost plus percentage of costs (CPPC): O comprador paga ao vendedor pelos custos permitidos mais um percentual predeterminado baseado nos custos totais.

 
* Custo mais percentual representa o maior risco para o comprador.

 
* Solicitação de cotação (RFQ) é usado para consultar o mercado sobre o preço de um produto ou serviço visando atender a um requisito pré-estabelecido.
* Solicitação de preços (IFB) -> quando já quer comprar.

 
- Administrar contratos
    Assegura que o desempenho do fornecedor atende as exigências contratuais.
    Importante ter profissionais da área jurídica para elaboração e administração.
    Os tópicos precisam ser conhecidos pelo gerente do projeto.
    As mudanças precisam ser documentadas por escrito e incluir uma análise de impacto.
    Material breech – Cláusulas que anulam o contrato.

 
- Encerramento do contrato
    . Verificação do produto para determinar se todo o trabalho foi completado de forma correta e satisfatória.
    . Arquivar informações para uso futuro.
    . Auditorias de aquisição identificam lições aprendidas no processo.

 
- Encerramento do projeto:
    . Aceitação formal e cerimonial
    . Arquivo dos registros / Banco de dados
    . Os propósitos do projeto foram atingidos? (metas / métrica )
    . Análise das lições aprendidas
    . Avaliação do time / re-alocação
    . Revisão da metodologia.

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